Управление почтовыми ящиками и ярлыки

2024 Автор: Geoffrey Carr | [email protected]. Последнее изменение: 2023-12-17 10:57

На сегодняшнем уроке мы поможем вам понять, как лучше классифицировать ваш почтовый ящик и организовывать ваши сообщения с помощью ярлыков и некоторых предопределенных, но настраиваемых вкладок.

ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ

Знакомство с Gmail
Мобильное приложение, составная почта и беседы
Управление почтовыми ящиками и ярлыки
Почтовые фильтры и Звездная система
Приложения, подписи и безопасность
Приглашения и ответчики
Использовать Gmail как список задач
Несколько учетных записей, ярлыки клавиш и удаленная выписка
Использование учетной записи Gmail для доступа к другим учетным записям
Советы по питанию и лаборатории Gmail

Как только ваша учетная запись Gmail получит некоторый заряд, и вы начнете получать кучу сообщений, вам захочется научиться приручать поток в более управляемые потоки. Фильтры Gmail позволяют управлять входящими сообщениями электронной почты, помогая вам сохранить ваш менее важный адрес электронной почты на своем пути и фильтровать в ярлык. Прежде чем вы начнете изучать фильтры в уроке 4, вам нужно научиться создавать и наклеивать эквиваленты папок Gmail, и об этом мы поговорим сегодня.

Во-первых, мы поговорим об автоматическом интерфейсе вкладок Gmail, Priority Inbox и всех параметрах, которые они содержат.

Автоматическая классификация входящих сообщений с помощью настраиваемых вкладок

В Gmail теперь есть вкладки, автоматические категории для входящих почтовых ящиков. Эта функция разбивает ваш почтовый ящик на «Первичный», «Социальный», «Акции», «Обновления» и «Форумы». Если вы участвуете во многих онлайн-сервисах, эта функция может быть удобной.

В основном, сообщения, полученные для определенных типов сайтов или конкретного контента, могут собираться в разных частях вашего почтового ящика. Это может привести к уменьшению количества помеченных почтовых ящиков.

Выберите, какие вкладки видны в папке «Входящие»

Эти вкладки настраиваются, позволяя вам выбирать, какие вкладки вы хотите иметь в своем почтовом ящике. Чтобы изменить вкладки, щелкните значок «плюс» справа от вкладок.

Откроется диалоговое окно «Выбрать вкладки для включения». Установите флажки для вкладок, которые вы хотите использовать в своем почтовом ящике.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы скрываете вкладку, сообщения из этой категории будут отображаться на вкладке «Первичный». Кроме того, текст на вкладках не может быть изменен, и вы не можете добавлять пользовательские вкладки. Вместо этого используйте специальные метки (обсужденные в следующем разделе) для дальнейшей классификации ваших сообщений.

Вы также можете выбрать вкладки, которые будут отображаться в папке «Входящие» на вкладке «Входящие» на экране «Настройки», в разделе «Категории».

Организация сообщений с использованием стилей и настроек папки «Входящие»

Стили в папке «Входящие» позволяют организовать почтовый ящик Gmail таким образом, который вам подходит. Вы можете организовать свой почтовый ящик с помощью настраиваемых вкладок, как упоминалось ранее в этом уроке, или в таких разделах, как «Непрочитанные», «Помеченные» и «Важные».

Измените тип входящих сообщений

Чтобы перейти к другому стилю входящих сообщений, откройте экран «Настройки» и перейдите на вкладку «Входящие».

В разделе «Тип входящего сообщения» выберите тип входящих сообщений, которые вы хотите использовать, из раскрывающегося списка.

Каждый тип почтового ящика имеет свои собственные настройки. После выбора типа «Входящие» настройки для этого типа отображаются под типом «Тип входящего». Внесите изменения в настройки и нажмите «Сохранить изменения».

Вы также можете быстро изменить некоторые параметры стиля «Входящие» прямо в своем почтовом ящике, нажав стрелку вниз, расположенную в крайнем правом углу каждого заголовка раздела.

Справка Gmail содержит описания типов входящих сообщений. Не стесняйтесь экспериментировать с разными стилями входящих сообщений, чтобы увидеть, что лучше всего подходит для вас. Вы всегда можете вернуться к умолчанию, если передумаете.

Вы также можете быстро изменить стиль своего почтового ящика, наведя указатель мыши на метку «Входящие» и нажав стрелку вниз, которая отображается. Выберите желаемый стиль почтового ящика из раскрывающегося меню «Тип входящего сообщения». Обратите внимание, что перемещение мыши над каждым стилем дает краткое описание каждого типа.

Организуйте и классифицируйте свои сообщения с помощью ярлыков

Мы кратко познакомили вас с ярлыками в уроке 1 этой серии. Ярлыки позволяют упорядочивать свои сообщения электронной почты по категориям. Они похожи на папки, однако, в отличие от папок, вы можете применить несколько ярлыков к одному сообщению.

НОТА: Gmail поддерживает максимум 5000 ярлыков, включая суб-метки. Если вы превысите этот предел, вы можете обнаружить, что ваш Gmail работает медленнее, и вы можете столкнуться с ошибками. Удалите ярлыки, которые вы больше не используете. Удаление меток не удаляет сообщения.

Создать новую метку

Вы можете создавать свои собственные ярлыки, чтобы ваши почтовые ящики организовывали и даже перемещали сообщения из почтового ящика в ваши метки (действуя как папки). Мы покажем вам, как создать ярлык, вложенный под другой меткой, например, вложенную папку внутри папки.

Чтобы создать новый пользовательский ярлык, который будет основной папкой, нажмите «Дополнительно» в списке ярлыков в левой части основного экрана Gmail.

Когда список расширится, нажмите ссылку «Создать новую метку».

Введите имя метки в поле «Пожалуйста, введите новое имя ярлыка» в диалоговом окне «Новая метка».Нажмите «Создать», чтобы завершить создание новой метки.

ПРИМЕЧАНИЕ. Поскольку это родительская метка, которая будет содержать суб-метку, мы не будем вставлять эту метку.

Чтобы создать подметку под родительской меткой, которую вы только что создали, снова нажмите «Создать новую метку».

В диалоговом окне «Новая метка» введите имя суб-метки, которую вы хотите создать, в поле «Пожалуйста, введите новое имя ярлыка». Установите флажок «Nest label under», выберите родительский ярлык, который вы только что создали, из раскрывающегося списка и нажмите «Создать».

Вы также можете создать вложенный ярлык, введя родительский ярлык, за которым следует слэш (/), а затем введите имя вложенной метки - все в поле редактирования «… новое имя метки». Например, мы можем ввести «Личные / Друзья» в поле редактирования и не устанавливать флажок «Нест-этикетка под».

ПРИМЕЧАНИЕ. Родительская метка должна уже существовать для создания вложенной надписи. Вы не можете создавать обе метки одновременно. В нашем примере мы должны создать ярлык «Личный», прежде чем создавать вложенный ярлык «Друзья».

Вложенная метка выглядит следующим образом.

Новая родительская метка с ее вложенной меткой также добавляется в список ярлыков, доступных в кнопке действия «Ярлыки», а также список меток, доступных на кнопке действия «Переместить».

Применить ярлыки к сообщениям

Существует два способа применения меток к сообщениям. Вы можете применять ярлыки к сообщениям, оставляя сообщения в своем почтовом ящике. Вы также можете перемещать сообщения на ярлыки, поскольку вы перемещаете их в папки. Мы покажем вам оба метода.

Применяйте ярлыки к сообщениям, оставляя их в папке «Входящие».

Этот метод позволяет легко применять несколько меток к одному сообщению.

Чтобы применить ярлык к сообщению, сохраняя сообщение в папке «Входящие», установите флажок слева от сообщения, чтобы выбрать его (или откройте сообщение). Затем нажмите кнопку действия «Ярлыки» и выберите одно или несколько меток в раскрывающемся меню.

Помните, что вы можете применить к сообщению несколько ярлыков. Меню «Ярлыки» не исчезает после выбора ярлыков, поэтому вы можете сразу выбрать несколько меток.

Чтобы применить выбранные метки к сообщениям, нажмите «Применить» в нижней части меню.

Затем эти метки отображаются слева от строки темы сообщения.

Если у вас длинный список меток, вы можете начать вводить имя ярлыка после нажатия кнопки действия «Ярлыки», чтобы найти ярлык в списке.

Применить ярлык к сообщению и перенести его из папки «Входящие»

Чтобы применить ярлык к сообщению и перенести сообщение из своего почтового ящика одновременно, перетащите сообщение на нужную метку в списке слева. Когда вы переместите указатель мыши над списком, он будет расширяться, чтобы отображать метки, которые в настоящее время могут быть скрыты.

Обратите внимание, что этот метод можно использовать для идентификации сообщения как спама в дополнение к использованию кнопки действия «Сообщить о спаме». Просто перетащите оскорбительные сообщения в ярлык «Спам».

Перемещение сообщения на метку «Корзина» удаляет сообщение. Это то же самое, что выбрать сообщение или открыть его и нажать кнопку «Удалить».

Открыть ярлык

Открытие ярлыка - это открытие папки. Все сообщения, связанные с этим ярлыком, перечислены. Чтобы открыть ярлык, щелкните нужную метку в списке меток в левой части основного экрана Gmail. Если нужная метка не отображается, нажмите «Дополнительно», чтобы получить доступ к полному списку.

Отображаются все сообщения, связанные с этим ярлыком. Обратите внимание на поисковый запрос в поле «Поиск». Gmail автоматически заполняет поле «Поиск» соответствующим фильтром для отображения выбранных сообщений. Мы обсудим фильтры позже в этом уроке.

Обратите внимание, что если вы применяете ярлык к сообщению, не перемещая сообщение на этот ярлык (и из папки «Входящие»), а затем открываете ярлык, в сообщении отображается сообщение «Входящие», указывающее, что сообщение все еще находится в папке «Входящие»,

Чтобы вернуться в папку «Входящие», щелкните ярлык «Входящие» в списке слева.

Если вы хотите переместить сообщение обратно в папку «Входящие», просто откройте папку ярлыков для доступа к сообщению и перетащите сообщение обратно в папку «Входящие». Обратите внимание, что сообщение по-прежнему имеет ярлык, примененный к нему.

Удалить ярлык из сообщения

Если вы решите, что не хотите, чтобы связанный с сообщением конкретный ярлык, вы можете легко удалить его.

Для этого выберите сообщение, используя флажок слева от сообщения, или откройте сообщение. Нажмите кнопку действия «Ярлыки», отмените выбор метки в раскрывающемся меню, которое вы хотите удалить из сообщения, затем нажмите «Применить».

ПРИМЕЧАНИЕ. Одновременно можно удалить несколько ярлыков из сообщения. Просто выберите все ярлыки, которые вы хотите удалить, в раскрывающемся меню «Ярлыки», прежде чем нажимать «Применить».

Изменение цвета метки

Вы можете назначать цвета своим ярлыкам, чтобы их можно было легко обнаружить в папке «Входящие». По умолчанию все ярлыки окрашены в светло-серый фон и темно-серый текст. На ярлыке «Персональные / Друзья» на изображении ниже используется цвет по умолчанию. Другие метки, «HTG School» и «Admin», имеют к ним другие цвета.

Чтобы изменить цвет на ярлыке, наведите указатель мыши на нужную метку.Нажмите стрелку вниз справа от ярлыка, чтобы открыть раскрывающееся меню.

Наведите указатель мыши на «Цвет ярлыка» и выберите комбинацию текста и цвета, щелкнув по ней.

Вы также можете использовать параметр «Удалить цвет», чтобы удалить цвет с метки и вернуться к умолчанию.

Если вам не нужны какие-либо отображаемые комбинации, вы можете выбрать пользовательскую комбинацию, нажав «Добавить пользовательский цвет». Выберите «Цвет фона» и «Цвет текста» в появившемся диалоговом окне «Добавить пользовательский цвет».

Просмотрите выбранную комбинацию, где указано «Цвет ярлыка предварительного просмотра».

Настройка доступа с одним щелчком мыши к стандартным и настраиваемым ярлыкам Gmail

Вы можете легко создать доступ к ярлыкам с одним щелчком мыши.

Для этого откройте ярлык, как мы обсуждали ранее в этом уроке, затем перетащите значок страницы из адресной строки на панель инструментов Закладки. Теперь вы можете щелкнуть эту закладку, чтобы получить доступ ко всем вашим сообщениям, связанным с этим ярлыком.

Скрыть и показать ярлыки в Gmail

Если у вас длинный список ярлыков в Gmail, вы можете захотеть увидеть определенные ярлыки, которые вы чаще используете, скрывая остальных.

Скрыть ярлык

Чтобы скрыть ярлык в Gmail, щелкните ярлык, который вы хотите скрыть, в списке меток под кнопкой «Создать» и перетащите его в ссылку «Дополнительно» под списком видимых меток.

ПРИМЕЧАНИЕ. Ссылка «Больше» становится ссылкой «Меньше» при перемещении метки к ней.

Метка перемещается, поэтому она указана ниже «Категории», которая отображается, когда вы нажимаете «Дополнительно», чтобы развернуть список меток. Если ссылка «Меньше» доступна, а не ссылка «Дополнительно», «Категории» можно просмотреть просто, наведя указатель мыши на список меток.

Сделать скрытую метку видимой

Чтобы сделать скрытую метку видимой, нажмите «Дополнительно» (если необходимо), чтобы отобразить раздел «Категории». Нажмите и перетащите требуемую метку из раздела «Категории» на ярлык «Входящие».

Метка возвращается в основной список меток в алфавитном порядке.

Скрыть предустановленные системы. Наклейки Gmail, такие как помеченные, отправленные письма, черновики, спам или корзины

Предустановленные метки Gmail также могут быть скрыты. Чтобы скрыть любые эти метки, нажмите «Дополнительно» в списке ярлыков.

Нажмите «Управление ярлыками» в разделе «Категории».

В разделе «Системные метки» найдите ярлык системы, который вы хотите скрыть, и нажмите ссылку «Скрыть» в столбце «Показать в списке ярлыков».

ПРИМЕЧАНИЕ. Метка не полностью скрыта, скорее, она перемещается по ссылке «Дополнительно».

Параметры ярлыков доступа на экране настроек

Экран настроек «Ярлыки» также можно получить с помощью кнопки «Настройки». Мы будем ссылаться на различные части экрана настроек в этой серии. Процедура доступа к «Настройки» всегда будет одинаковой.

Чтобы получить доступ к инструментам фильтра на экране «Настройки», нажмите кнопку «Настройки» (передача) в правом верхнем углу основного окна Gmail.

Затем в раскрывающемся меню выберите «Настройки».

На экране «Настройки» вы можете получить доступ к настройкам «Ярлыки», «Фильтры», «Входящие», «Темы» и другие части и функции Gmail.

Скрыть ярлыки без непрочитанной почты автоматически в Gmail

С возможностью скрыть ярлыки и автоматически направлять сообщения на эти метки с помощью фильтров (см. Следующий раздел), вам может быть интересно узнать, как быстро узнать, есть ли у вас непрочитанные сообщения в скрытых ярлыках. Вы можете легко отображать скрытые ярлыки, если в них есть непрочитанные сообщения. Таким образом, вы не пропустите важные сообщения.

Чтобы настроить Gmail, чтобы он скрывал метки, если они содержат непрочитанные сообщения, перейдите на экран настроек «Ярлыки», используя один из ранее упомянутых методов.

Для каждой системы и пользовательской метки, которую вы хотите скрывать, если она не содержит непрочитанной почты, нажмите ссылку «Показать, если непрочитанная».

Обратите внимание, что в списке ярлыков «Система» вы можете скрыть только метки «Черновик» и «Спам», если они не содержат непрочитанных сообщений. Эта функция не относится к «Категории» и «Круги».

Вы можете быстро применить этот параметр ко всем своим пользовательским ярлыкам, нажав стрелку вниз рядом с надписью «Показать список ярлыков» в верхней части раздела «Ярлыки» и выбрав «Показать все, если непрочитанные» в раскрывающемся меню.

Далее …

Это подводит нас к концу урока 3. У вас должно быть достаточно четкое понимание того, как сохранить свой почтовый ящик с помощью разных вкладок, стилей и настроек. Лучше всего, вы хорошо на пути к освоению электронной почты с помощью ярлыков!

В следующем уроке мы расширим наше обсуждение меток, включив в него фильтры - например, как использовать фильтры для автоматического применения меток, а также как использовать существующие фильтры и экспортировать их в другую учетную запись Gmail.

Затем, чтобы закрыть все, мы представляем звездную систему, которая помогает вам отслеживать важные электронные письма.