Сегодня мы освещаем «скучный» материал Outlook. Техническое обслуживание и безопасность, как и при сохранении и защите файла данных Outlook 2013, полные всех важных данных, путем резервного копирования и архивирования.
На данный момент, если вы используете Outlook для составления и отправки электронной почты, и вы потратили время на импорт своих контактов G-mail в свою адресную книгу или на то, что вы даже используете Outlook адресная книга, означает, что у вас есть много данных, которые необходимо защитить.
Аналогичным образом, вы также, вероятно, потратили много времени и работаете над созданием своих календарей, добавлением задач и списками задач, и, возможно, даже с кучей заметок, которые вы хотите сохранить.
Все это сводится к тому, что вы, по крайней мере, иногда создаете резервную копию своего файла данных, потому что, как может подтвердить любой из нас, довольно сложно и удручающе потерять все ваши данные и начать все сначала.
Почтовая панель управления
Для начала давайте быстро взглянем на панель управления Mail в Windows.
Как видно из изображения, у вас есть доступ к трем ключевым областям вашей настройки Outlook. При этом нажатие на кнопки «E-mail Accounts …» или «Data Files …» откроет одно и то же окно на соответствующих вкладках.
На следующем скриншоте мы видим вкладку «Электронная почта», которая позволит вам выполнять действия на вашей учетной записи электронной почты, например, ремонтировать или изменять их. Вы также можете увидеть, где хранятся данные для каждой учетной записи.
Если вы хотите напрямую воздействовать на эти файлы данных, вам нужно щелкнуть вкладку «Файлы данных». Здесь есть несколько полезных вещей.Например, вы можете нажать кнопку «Открыть файл», чтобы узнать, где находятся ваши файлы данных. Это удобно, потому что вам нужно знать, где они находятся, если вам когда-либо понадобится сканировать и ремонтировать их (обсуждается в следующем разделе).Еще одна интересная функция, которую вы можете использовать в окне настроек учетной записи. Если ваш файл (ы) данных стал огромным и занимает тонны дискового пространства (некоторые собирают гигабайты по гигабайтам старой электронной почты), вы можете сжать его.
Нажмите кнопку «Настройки» на вкладке «Файлы данных», а затем нажмите «Компактное сейчас», чтобы уменьшить размер файла данных Outlook.
Панель управления Mail - это надежный способ поддерживать ваши файлы данных и профили, но это не единственный способ, и приложение Outlook также позволит вам управлять вашими почтовыми ящиками. Мы покажем вам эти элементы управления сразу после того, как мы продемонстрируем, как восстановить файлы данных.
Запуск PST Maintenance Tool
Если вы не заметили, данные Outlook хранятся в файле.PST или.OST, и в большинстве случаев нет ничего плохого в этом.
К сожалению, иногда ваши данные становятся поврежденными, что не то же самое, что сказать, что это плохо или безнадежно, кроме восстановления, вам просто нужно запустить включенный инструмент «Восстановить папки». Средство восстановления папки «Входящие» или «ScanPST» сканирует и восстанавливает ваш файл личных папок, проверяя и исправляя любые ошибки при создании резервной копии вашего поврежденного файла.PST или.OST на случай, если что-то пойдет не так во время восстановления.
Средство ScanPST можно найти в папке установки Outlook, обычно в C: Program Files Microsoft Office Office15. Когда вы его найдете, дважды щелкните утилиту ScanPST, чтобы запустить ее.
Первое, что вам нужно сделать, это найти, где находятся ваши файлы.PST или.OST. На следующем снимке экрана вы увидите, где они расположены на нашем компьютере. Мы выбираем один и нажимаем «Открыть».Если средство ScanPST обнаружит ошибки, оно сообщит вам об этом и предложит ремонт. Нажмите кнопку с меткой, чтобы инициировать упомянутый ремонт.Как только вы закончите, средство ScanPST сообщит вам, что ваш файл Outlook успешно восстановлен.Вы можете закрыть инструмент или повторить процесс в любых других файлах данных по мере необходимости.
Автоматическое архивирование данных
Давайте разберемся с важной информацией о том, как лучше всего архивировать и создавать резервные копии ваших данных. Первое, что мы хотим обсудить, это ваши варианты AutoArchive. Для начала перейдите на вкладку «Файл» на ленте, чтобы увидеть следующий экран.
Сразу обратите внимание, что вы можете выбрать, на какую учетную запись вы хотите посмотреть (если применимо), щелкнув раскрывающееся меню, расположенное над кнопкой «Добавить учетную запись».
Нажмите кнопку «Очистить инструменты», а затем выберите «Очистка почтовых ящиков» из параметров. Ниже приведены варианты, которые вы увидите. Все здесь предназначено для обрезки жира из вашего почтового ящика и архивирования старых сообщений.Нажатие кнопки «AutoArchive» означает, что Outlook автоматически настроит любые почтовые папки, которые были настроены как таковые. Чтобы настроить параметры автоархивации, вам нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по папке почты и выбрать вкладку «Автоархив».
Здесь мы видим типичное окно Свойства папки почты. На вкладке AutoArchive вы можете настроить способ автоархивации папки. Обратите внимание, что на этом скриншоте у нас есть папка, настроенная на AutoArchive за свое собственное расписание и действия.
Вы также можете назначить папку автоархивиру в соответствии с обычными настройками автоархивации по умолчанию в Outlook.Если вы установили параметры папки по умолчанию, а затем нажмите «Настройки архива по умолчанию …», вы увидите следующее диалоговое окно (поскольку они «по умолчанию», любые изменения, которые вы установите здесь, будут применяться ко всем папкам, настроенным на автоархив по умолчанию).Не забывайте, что вы также можете найти эти настройки, открыв опцию и нажав кнопку «Дополнительно».Давайте теперь перейдем к ручному архивированию ваших данных.
Вручную архивировать данные
Просто, если вы не хотите использовать автоархив или хотите упростить процедуру архивирования, вернитесь к средствам очистки, найденным на экране «Информация об учетной записи», и нажмите «Выбрать», чтобы открыть следующий диалог.
Достаточно просто, вы просто хотите выбрать папку, которую хотите архивировать, выбрать дату для своих элементов архива, а затем выбрать папку, в которой вы хотите сохранить архив. Вот и все, все готово!
Резервное копирование и восстановление файла данных Outlook
Резервное копирование файлов (ов) данных Outlook так же просто, как копирование файлов.OST или.PST на другой жесткий диск, облачный сервер, флэш-накопитель или какой-либо другой носитель данных. Вы помните, как найти ваши файлы данных?
Откройте панель управления «Почта» и нажмите кнопку «Файлы данных». Нажмите «Открыть местоположение файла …», и затем вы можете создавать резервные копии своих файлов данных.
С другой стороны, вы можете навсегда переместить свои файлы данных в облачное местоположение, например, в папку OneDrive или Dropbox, тем самым гарантируя, что ваши данные Outlook всегда будут поддерживаться технически.
Чтобы восстановить резервный файл данных, вернемся к вкладке «Файл» и выберите «Открыть файл данных Outlook».
На следующем скриншоте File Explorer автоматически открывается в наши архивы, но вы можете, очевидно, просматривать, где находятся ваши файлы данных.Выберите нужный файл и нажмите «Открыть», чтобы вы могли получить доступ к данным, сохраненным в файле. После восстановления вы сможете просматривать и просматривать объекты, как обычно.Если вам больше не нужно обращаться к вашему резервному файлу данных, вы можете просто щелкнуть правой кнопкой мыши самую верхнюю папку и выбрать опцию закрытия.Резервное копирование и восстановление файлов данных в основном осуществляется вручную, но если вы часто настраиваете свои каталоги на автоархив, и они архивируются в папку, подобную папке облака, тогда у вас есть некоторый уровень безопасности.
Лучший способ гарантировать, что вы не потеряете какие-либо данные, - это регулярно создавать резервные копии файлов данных. Получил что-нибудь, что вы хотели бы добавить? Пожалуйста, дайте нам знать на нашем форуме. Как всегда, мы с нетерпением ждем ваших отзывов.
Steam имеет встроенную систему для создания резервной копии своих игровых файлов, поэтому вам не нужно повторно загружать полную игру каждый раз, когда вы ее удаляете и хотите снова играть позже. Но, как и многие функции Steam, он не обновлялся довольно долгое время, и, честно говоря, ему часто удается сломать процесс восстановления игры. Кроме того, он медленный, он неуклюж, и вы можете сделать это самостоятельно.
Большинство наших данных в браузере не слишком важны - срок действия файлов cookie истекает, а истории в конечном итоге очищаются. Однако закладки отличаются друг от друга, поэтому браузеры позволяют импортировать и экспортировать закладки - идеально подходят для создания резервных копий и миграции между браузерами.
Android отлично справляется с синхронизацией всех ваших контактов с вашей учетной записью Google, поэтому теоретически вы никогда не должны терять всех своих контактов. Тем не менее, все происходит, и сохранить резервную копию никогда не будет плохой идеей. Вот как экспортировать все ваши контакты на Android.
Таким образом, у вас есть все ваши данные, хранящиеся на серверах где-то - ваши письма в Gmail, фотографии на Facebook и пароли в LastPass. Но что, если одна из этих служб потерпела неудачу и потеряла ваши данные?
Ваши файлы в Windows 10/8/7 очень важны, поэтому обязательно создавайте резервные копии на регулярной основе. Код: Резервное копирование позволяет также создавать резервные копии данных в облаке.
