Дело не только в спаме. Спам по-прежнему существует, досадный факт жизни, но есть способы справиться с этим. Это раздача другой электронной почты, которую мы получаем: обновления о программном обеспечении, приглашения на мероприятия, списки рассылки, на которые мы [подписались, но никогда не забыли отказаться от подписки) - все это требует некоторого способа организации, сортировки и отправки сообщений в нужное место, будь то назначенная папка или мусор.
Мы довольно много говорили о Outlook, включая основы электронной почты, такие как составление и отправка, способы добавления и получения вложений, а также импорт контактов и управление адресными книгами. Теперь мы хотим обратить внимание на большую картину, сосредоточив внимание на управлении входящими сообщениями.
Освоение почтового ящика Outlook
В Outlook есть множество встроенных функций, которые помогут вам отфильтровать почту в нужные места. Для начала, если вы щелкните правой кнопкой мыши по сообщению или мыши до ленты, вы заметите, что есть функция Quick Steps.
Первое, что вы сделаете, это выбрать Quick Step, который вы хотите создать. Давайте сделаем простой, чтобы проиллюстрировать нашу точку зрения.
В этом кратком шаге мы выбираем сообщение, которое мы считаем разным, и щелкаем по Quick Step, который переместит сообщение в папку Misc и отметит сообщение как Read.
Например, на этом снимке экрана вы можете удалить шаг, где сообщения помечены как «Чтение», поэтому все перемещается в папку «Разное», но его статус остается неизменным.
Основные правила правил
Как мы уже упоминали, Quick Steps - это то, над чем вы действуете, в то время как правила функционируют автоматически, за кулисами, в соответствии с указанными вами критериями. Когда вы нажимаете кнопку «Правила», вы должны выбрать «Создать правило …» в раскрывающемся списке.
Основные условия для создания правил довольно простые, и вам даже не нужно вникать в какие-либо дополнительные параметры, поэтому давайте рассмотрим некоторые из их более простых аспектов.
На следующем изображении вы видите, что вы можете направлять почту от определенных отправителей или на основе темы или для отправки. Оттуда вы можете визуально и / или со звуком иметь оповещение Outlook. Вы также можете переместить сообщение в определенную папку, которая, в отличие от использования быстрого шага, произойдет без вашего ввода.
Если вы нажмете кнопку «Создать правило», вы увидите следующее диалоговое окно мастера.
На следующем экране мы выбираем опцию «переместить в указанную папку», а затем внизу мы нажимаем подчеркнутую ссылку «переместите ее в указанную папку». Затем нам показывают параметры, которые позволят нам маршрутизировать почту которую мы выбираем, что в данном случае является «Разное».
После нажатия «Далее» вас спросят, есть ли исключения для этого нового правила. Если их нет, вы можете нажать «Далее», и вы перейдете на последний экран, где вам будет предложено назвать ваше новое правило, хотите ли вы включить его, запустить его после его завершения и, наконец,, вы сможете просмотреть его.
Если вы хотите больше узнать о том, как автоматически перемещать сообщения в определенную папку, рекомендуем вам ознакомиться с этой статьей.
Удаление и игнорирование сообщений электронной почты
Вы получите много электронной почты, которую не хотите или не хотите, будь то форвард от чрезмерно насыщенного родителя или прямой спам, если ваш почтовый ящик приручен и ухожен, будет большой проблемой, если вы этого не сделаете знаете, как использовать инструменты в вашем распоряжении.
Как видно, на ленте отображается раздел, полностью посвященный удалению вещей, наиболее примечательной является большая кнопка «Удалить» и ее гигантский X. Вы также можете просто выбрать сообщение или группу сообщений и нажать эту кнопку или просто нажмите «Удалить» на клавиатуре.
Другим заметным вариантом является функция «Очистить». При нажатии кнопки «Очистить» вызывается раскрывающееся меню со следующими параметрами
Спам, спам!
Спам не получает такого же заголовка, который он когда-то делал, потому что по большей части современные фильтры спама неплохо справляются с прополкой. Если вы используете Gmail или другие службы электронной почты, вы, вероятно, не увидите его много, что не означает, что его нет, особенно если вы совершите злополучную ошибку, согласившись позволить компании поделиться своим адресом с их партнерами по маркетингу, или вы нажмете неправильный бокс и ошибочно зарегистрируйтесь, чтобы быть в списке рассылки.
Дело в том, что спам по-прежнему происходит, но Outlook дает вам возможность надеяться, что он будет находиться под контролем с помощью нежелательных фильтров. Когда вы получаете сообщение с явно нежелательным или спамом, вы можете выбрать это сообщение и нажать кнопку «Нежелательная» для раскрывающегося списка параметров. Для нежелательных сообщений вы выбираете «Block Sender», но для всего остального вам нужно настроить параметры нежелательной почты.
Рекомендуется потратить некоторое время на изучение параметров нежелательной почты. Вы можете настроить белые списки от определенных отправителей и к определенным получателям, в то время как явное блокирование отправителей, которых вы знаете, вы не доверяете.
Сохраняя ваш почтовый ящик скудным и средним, вы берете на себя внимание и внимание к деталям. Честно говоря, несколько хорошо разработанных правил могут компенсировать большую часть работы, но всегда будут возникать новые проблемы. Помните эти инструменты - быстрые шаги, правила, игнорирование и фильтры нежелательной почты - и вы будете хорошо на пути к приручению вашего электронного письма.
Давай послушаем тебя. Расскажите нам о своих собственных быстрых шагах и правилах или о том, как вы обрабатываете спам. Наш дискуссионный форум открыт, поэтому дайте нам свои комментарии и вопросы.
