Сокращение времени отправки и получения электронной почты

Оглавление:

Сокращение времени отправки и получения электронной почты
Сокращение времени отправки и получения электронной почты
Anonim

Фото H для дома

Электронная почта может облегчить общение, но это также может слить ваше время. Узнайте, как обрабатывать входящую электронную почту и писать исходящую электронную почту, чтобы сэкономить время.

Согласно опросу, проведенному в 2005 году, опросы сотрудников показали, что время, затрачиваемое на электронную почту, привело к тому, что предприятие с 10 000 сотрудников потеряло примерно 152 миллиона долларов заработной платы в год.

Email явно имеет свои недостатки. Нечеткие электронные письма отвлекают сотрудников от важных задач, связанных с работой, облачных каналов связи и часто создают дополнительную работу. Избегайте ловушек электронной почты, следуя приведенным ниже рекомендациям.

Как входящая электронная почта может отбросить ваше время

Фото: Dvortygirl

Существует много типов сообщений электронной почты, которые могут тратить время. Те что:

  • Может быть сокращено из нескольких сообщений и скомпоновано в комплексное
  • Не обращайтесь напрямую к вам
  • Относитесь к вам, но не прямо, что не дает вам понять, как или если вы должны реагировать (и ест время)
  • Не направляйте вас на какое-либо действие (что непродуктивно)
  • Отвлекайте и / или поощряйте вас тратить время в Интернете
  • Не подходят для электронной почты и имеют больший смысл в динамическом канале связи, таком как деловая встреча или какой-либо формат, который более подходит для контента (например, отдельный автономный документ, богатый информацией)

Как эффективно обрабатывать входящие электронные письма

Чтобы эффективно читать и обрабатывать электронные письма, вам необходимо сосредоточиться на двух вещах: выяснении сообщения электронной почты (или отсутствия) и принятии решения о том, какие действия необходимо предпринять в ответ.

Шаг 1. Рисунок сообщения (или отсутствия)

Всякий раз, когда вы читаете новое письмо, найдите как можно меньше времени, чтобы выяснить:

  • Говорит ли вам оратор прямо или косвенно
  • Говорит ли вам оратор, что они ожидают от вас
  • Является ли это ясно
  • Является ли общее сообщение релевантным для вас
  • Является ли общее сообщение подходящим, учитывая контекст ваших отношений с отправителем (или отсутствие, если они пытаются инициировать деловые отношения, например)

Это поможет вам выяснить, что такое сообщение электронной почты и как вы хотите ответить. То есть, если вы намереваетесь ответить в первую очередь.

Особенно важно отметить, что говорящий делает одну или несколько вещей, которые могут заманить вас в трату драгоценного времени, например:

  • Непонятно, что они пытаются сказать
  • Использование языка в запутанной или эвфемистической манере, чтобы не говорить в конкретных терминах (например, «Я думаю, нам нужно иметь сердцебиение в какой-то момент» против «Можете ли вы позвонить мне на этой неделе, чтобы мы могли поговорить по телефону о чем-то важном? «)
  • Рамблинг или выход из темы
  • Включая информацию, которая не относится к вашему бизнесу, неадекватна, оскорбительна или некогерентна
  • Cc или bcc'ing вас на сообщениях, которые не относятся к вам
  • Повторение одного и того же сообщения через различные электронные письма или повторение того, что уже было описано в предыдущих сообщениях, отличных от электронной почты
  • Написание чего-то, что вы уже обсуждали и разрешали - в забвении или беззаботности

В таких ситуациях будьте особенно осторожны, чтобы эффективно реагировать, что сводит к минимуму, сколько времени вы тратите на общение. Потому что легко позволить вышеупомянутым неоднозначным сценариям электронной почты свести ваше время.

Шаг 2: Решите, какое действие принять

После того, как вы знаете, что такое сообщение, выясните наиболее эффективный способ ответа. Вот несколько типичных ответов:

  • Переключение разговора на лучший коммуникационный носитель, например, телефонные и конференц-вызовы
  • Реагирование на повторяющийся вопрос, заданный несколькими людьми - не по электронной почте, - но через более информационный носитель, который может использоваться совместно, например, Google Doc
  • Не реагируя на сообщения, которые не дают понять, что оратор ожидает от вас (даже если он чувствует себя немного невежливо)
  • Устранение непонятных сообщений с помощью прямых и кратких конкретных вопросов, таких как «Когда вы хотите, чтобы отчет был завершен?» Или «Как вы хотите, чтобы я внес свой вклад в этот проект?»
  • Начинается встреча с телефоном и вызовом человека в любое время, когда происходит драма или расстройство связи - вычерчивание по электронной почте займет больше времени и может усилить конфликт

Шаг 3: вернуться к задаче

Самое главное, после того, как вы ответите на письмо (которое может состоять не в ответе и вместо удаления сообщения), вам нужно вернуться к задаче. Перейдите к следующему электронному письму, ожидающему в вашем почтовом ящике, или переключите передачи и вернитесь к фактической работе, а не к ответам на запросы других людей.

Как Отправка электронной почты может отвлекать ваше время

Фото автора Adikos

Кроме того, существует много типов сообщений электронной почты Вы посылаете что может тратить ваше время. Те что:

  • Извлечены излишне в несколько сообщений, каждый из которых требует времени и мысли, чтобы адаптировать, а не один всеобъемлющий
  • Не обращайтесь напрямую к получателю, что является пустой тратой усилий с вашей стороны
  • Не достаточно ясны и вытягиваются в длинные разговоры и / или недоразумения по электронной почте или вообще не производят никаких действий (что означает, что вам придется потратить время на возобновление беседы позже)
  • Не направляйте получателя на какое-то действие, которое непродуктивно
  • Отвлекайте и поощряйте получателя тратить время в Интернете - это означает, что он поощряет вас к тому же
  • Не подходят для формата электронной почты, но лучше сообщаются в режиме реального времени или через учебный или информационный документ, такой как руководство, статья в блоге, страница часто задаваемых вопросов, отчет компании или презентация PowerPoint

Как эффективно отправлять электронную почту

Чтобы писать электронные письма, которые не тратят впустую ваше время в долгосрочной перспективе (не говоря уже о времени вашего получателя), вам нужно сосредоточиться на пяти вещах: передача четкого сообщения, запрос вашего получателя, принятие действий, использование хорошей структуры, редактирование прежде чем вы нажмете отправить, и выполните эффективный контроль.

Шаг 1: получите сообщение от вашего сообщения

Прежде чем вы создадите электронное письмо, вам нужно получить четкое представление о сообщении. Определение:

  • Что вы хотите сообщить
  • Почему вы хотите сообщить об этом
  • Какие действия вы хотите, чтобы ваш получатель
  • Как вы можете наилучшим образом убедить их предпринять такие действия

Вот несколько распространенных причин для отправки электронной почты:

  • Напомнить кому-то о крайнем сроке
  • Предоставить кому-то письменные инструкции по задаче
  • Задавать быстрый вопрос, на который можно ответить адекватно посредством написания
  • Чтобы ответить на быстрый вопрос, на который можно ответить
  • Передавать информацию, чувствительную к времени
  • Предложить доступные сроки для составления расписания
  • Последовать за собранием и показать оценку

Во всех этих примерах, кроме последнего, вы хотите, чтобы ваш получатель принял какое-либо действие (даже если это просто ответит вам).

Иногда действие не похоже на действие. Возможно, вы хотите:

  • Пропустите совет для своего сотрудника
  • Пусть ваши друзья узнают, что вы благополучно приземлились в своем пункте назначения
  • Дайте краткое сообщение о том, как вы делаете свое новое направление и как вы можете быть достигнуты в течение следующих нескольких недель

В каждой из этих ситуаций вы не хотите, чтобы ваш получатель предпринял определенные действия. Тем не менее, подразумевается, что они не должны предпринимать никаких действий, пока вы даете правильное закрытие электронной почты или, по крайней мере, подписываете свое имя. Они понимают, что сообщение может легко закончиться вашей электронной почтой; что им не нужно отвечать.

Шаг 2: попросите вашего получателя предпринять действия

Чтобы написать эффективные электронные письма, которые экономят ваше время, вам необходимо сделать их действительными. И вам нужно убедиться, что ваш получатель ясно знает, какое действие ожидается от них.

Если вы не нацелены на это, но пытаетесь рассказать свою историю жизни или объясните, почему вы держитесь за следующую модель iPhone, а не получаете последнюю, вы можете забыть о экономии времени, потому что письмо с письменным перепиской берет много мысли и времени.

При принятии решения по электронной почте сосредоточьтесь на следующем:

  • Установка сроков
  • Обозначение планов на случай непредвиденных обстоятельств
  • Предлагая потенциальные варианты для следующего курса действий (например, раз, когда вы доступны для личной встречи, места, где вы можете встретиться)
  • Предоставление мнения по запросу
  • Выполнение запроса, подходящего для написания, и на самом деле более удобно использовать другой способ связи
  • Предоставление набора направлений для задачи, которую ваш получатель согласился выполнить

Будьте проактивны и настойчивы при описании действия шагов. Избегайте задавать открытые вопросы, если нет другого выбора. Потому что открытые вопросы противоположны действительному контенту.

Вот некоторые примеры:

  • Вместо того, чтобы попросить вашего получателя предоставить вам свое расписание (и тратить электронное письмо в процессе), начните с отправки их доступных времени для собраний.
  • Вместо того, чтобы спрашивать своего получателя, что они думают о каком-то определенном бизнес-решении, назовите потенциальное решение и запросите конструкцию обратной связи; таким образом им не придется придумывать что-то самостоятельно и вместо этого будет иметь что-то для работы с

Вы поддерживаете электронную почту, предоставляя четкие инструкции читателю и сохраняя действие, а не открытое.

Самое главное, вам нужно убедиться, что все действия, которые вы ожидаете от читателя, четко переданы. Не думайте, что они знают, что вы хотите настроить встречу на этой неделе, только предлагаете свое время. Не считайте, что они знают, к какой задаче относится ваш набор инструкций. Изложите это явным образом и любезно сообщите им, что вы хотите от них делать.

Шаг 3: Создание хорошей структуры

У вас четкое определение вашего сообщения, и вы сделали его действенным, пришло время организовать его таким образом, чтобы передать эту ясность и ваши действительные запросы.

Пункты: Следующее общее правило состоит в том, чтобы содержать абзацы под пять предложений. Нелегко сосредоточиться на длинных абзацах при чтении в Интернете, но неуклюжие параграфы дают возможность получателям потерять фокус и, возможно, упустить самые важные моменты. Это приводит к неаккуратным или избыточным ответам, которые облакают канал связи.

Приговоры: Используйте активный голос при написании предложений. Держите предложения короткими и точными. Избегайте идти по касательным или излишне объяснять свои рассуждения или чувства о вещах. Вместо этого придерживайтесь фактов и каких действий вы запрашиваете у получателя.

Слова: Старайтесь не использовать большие слова или сленг, если только вы не знаете, что ваша аудитория их поймет. Избегайте шуток и культурных ссылок, которые могут быть неправильно истолкованы, потому что все, что может быть легко неверно истолковано, является потенциальным препятствием для эффективной коммуникации.

Избегайте дополнительных слов и квалифицирующих фраз. «Учитывая текущую ситуацию, в которой это происходит в настоящее время, я думаю, что было бы разумно …» является квалификационным заявлением, которое не только тратит слова и время, но отвлекает от реального сообщения.Вместо этого просто укажите свою рекомендацию, не требуя ее квалификации.

Другой пример: «Мне было интересно, могу ли я спросить вас …» Вырежьте эту фразу и просто задайте вопрос. Это также повысит вашу уверенность, потому что вы не будете подсознательно искать разрешение на активное общение.

пунктуация: Держите пунктуацию простой. Квалификационные слова и фразы эффективны только тогда, когда они используются для установления любезности при инициировании общения с кем-то, с кем вы хотели бы иметь деловые или личные отношения. В таких случаях вы не обязательно хотите быть готовыми, но используйте некоторые вежливые фразы, чтобы проявить уважение к своему времени.

Минимизируйте использование запятых - это, естественно, поможет вам сохранить короткие предложения. Избегайте ленивых текстовых сообщений, с чрезмерным использованием точек точка-точка и последовательные запятые. Вместо этого, акцентируйте ваши предложения на правильном английском и используйте сокращения, когда это имеет смысл, потому что они делают поток чтения лучше.

Кроме того, рассмотрите пунктуацию списков с помощью пулевых точек и с помощью строки тире, чтобы разбить основные разделы (которые могут включать один или несколько абзацев).

Шаг 4: Отредактируйте перед отправкой

Прежде чем отправить электронное письмо, за 1-2 минуты прочитайте его вслух. Это поможет вам поймать ошибки или заметить неудобные части, которые вы обычно не говорите лично. Удалите эти лишние слова и упростите пунктуацию. Выделите списки и сократите свои абзацы.

Когда вы можете ответить на следующие вопросы «да», тогда вы готовы нажать «отправить»:

  • Является ли сообщение понятным?
  • Ожидаются ли ожидания и четко сформулированы ожидания?
  • Удастся ли моему получателю успешно получить мое сообщение? Успех означает, что они знают, какой ответ ожидается от них.
  • Если роли будут отменены, смогу ли я успешно получить это сообщение?

Шаг 5: Эффективное отслеживание

Кроме того, будьте активны, следуя своим письмам. Если кто-то не отвечает на прямой запрос, не теряйте время, задаваясь вопросом, что произошло. Вместо этого отправьте вежливое, но прямое электронное письмо, чтобы проверить их. Примените перечисленные выше принципы. И не тратьте слишком много времени, пытаясь получить ответ; если получатель не общается с вами, знайте, когда нужно двигаться дальше или приближаться к ним лично.

Использовать электронную почту для экономии времени

Электронная почта может сэкономить вам много времени, если вы знаете, как эффективно использовать ее. И это касается как отправки, так и приема сообщений.

Электронная почта лучше всего использовать для доставки сообщений, которые могут быть переданы через письмо. Если вы воспользуетесь преимуществами электронной почты и избегаете многолетних ловушек, он служит мощным инструментом.

Рекомендуемые: