Веб-офис от Google на протяжении многих лет созрел и теперь предлагает все, от автономного доступа к сторонней надстройке. Это по-прежнему простой в использовании офисный пакет, который работает повсеместно с отличными функциями совместной работы в режиме реального времени.
Включить автономный доступ
Документы Google могут работать в автономном режиме. Это позволяет создавать новые документы, продолжать работу с текущими документами и даже просто просматривать ваши документы, пока у вас нет подключения к Интернету. Когда вы снова подключитесь к Интернету, ваши изменения будут синхронизированы онлайн.
Для этой функции требуется Google Chrome, поэтому она работает на Windows, Linux, Mac OS X и Chromebook. Чтобы настроить это, откройте веб-сайт Google Диска, нажмите кнопку передачи в правом верхнем углу сайта и нажмите «Настройки». На панели «Общие» убедитесь, что включена опция «Синхронизировать вашу работу с этим компьютером, чтобы вы могли редактировать офлайн», и нажмите «Готово». Чтобы использовать Документы Google в автономном режиме, просто вернитесь на веб-сайт Google Диска в Chrome, если у вас нет подключения к Интернету.
Сотрудничество в режиме реального времени
Документы Google имеют лучшие возможности совместной работы, чем настольная версия Microsoft Office. Вы можете работать в режиме реального времени, и каждый, у кого есть доступ к документу, сможет редактировать его сразу. В документе вы увидите курсоры других людей и сможете просматривать их в режиме реального времени.
Нажмите «Файл»> «Поделиться», чтобы начать совместное использование документа. Вы можете приглашать отдельных людей по своим адресам электронной почты или разрешать кому-либо со специальной ссылкой на документ редактировать его.
Совместное использование - это не только редактирование. Функция Share позволяет вам совместно использовать документ с одним или несколькими людьми, чтобы они могли просматривать его. Они всегда будут иметь самую последнюю копию, поэтому это может быть более удобно, чем отправка по электронной почте файла. Вы также можете дать людям возможность оставлять комментарии к документу, чтобы вы могли получить их вход, не позволяя им изменять ваш документ.
Опубликовать документ
Документы Google позволяют быстро публиковать документ в Интернете. Просто нажмите «Файл»> «Опубликовать в Интернете» и нажмите кнопку «Начать публикацию». Вы получите общедоступную ссылку на документ в опубликованной форме, чтобы вы могли поделиться им с другими людьми, и они могут просматривать его. Вам не нужно размещать документ на своих серверах где-нибудь.
Эта функция отделена от функции совместного доступа. Когда документ публикуется, любой, у кого есть ссылка, может его просмотреть. Когда он разделяется, его можно разделить только с несколькими людьми. Когда люди обращаются к общему документу, они будут видеть редактор Документов Google. Когда они обращаются к опубликованному документу, они будут видеть документ как типичную веб-страницу.
Перейти к следующему Typo / предыдущему Typo
Для быстрой коррекции ошибок используйте сочетание клавиш Ctrl + ', чтобы перейти к следующей опечатке в текущем документе и Ctrl +; чтобы перейти к предыдущей опечатке. Это позволяет быстро исправить опечатки без прокрутки текущего документа и поиска красных подчеркиваний.
Недавно в Google Docs также появилась функция проверки орфографии, которая позволяет быстро просмотреть проблемы в текущем документе, функции, которой он не хватало в течение длительного времени - просто нажмите «Сервис»> «Проверка орфографии», чтобы использовать его.
Поиск и вставка ссылок
Документы Google включают возможности поиска Google, которые помогут вам легко вставлять ссылки в ваш текущий документ. Вместо того, чтобы открывать новую вкладку браузера и искать страницу, которую вы хотите связать, вы можете искать ее прямо из диалогового окна ссылки. Для этого нажмите кнопку «Вставить»> «Ссылка». Введите поиск в диалоговом окне, и Google отобразит страницы, соответствующие вашему поиску, - нажмите один, чтобы создать ссылку на выбранный адрес.
Настройка текстовых стилей
Вместо того, чтобы вручную форматировать каждый бит текста в документе, вы должны форматировать текст, используя стили. Это означает, что вместо того, чтобы устанавливать все заголовки на определенный размер шрифта и жирный текст, вы должны просто щелкнуть по полю стиля и установить их в «Заголовок 1.».
Вы также можете легко редактировать настройки шрифтов, используемые для разных стилей. Сначала отформатируйте текст, чтобы использовать тип форматирования, который вы хотите использовать для стиля. Выберите этот текст, щелкните поле стиля в верхней части экрана и щелкните стрелку справа от стиля, который вы хотите изменить. Нажмите кнопку «Обновить имя стиля» для соответствия », и этот стиль теперь будет использовать выбранный формат форматирования.
Чтобы сохранить эти настроенные стили и использовать их в других документах, откройте меню «Параметры» в нижней части списка и выберите «Сохранить как стили по умолчанию».
Управление личным словарем
Если Google Docs считает, что слово является опечаткой, но вы знаете, что это правильно, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши слово подчеркивания и выбрать Добавить в личный словарь. Затем вы можете нажать «Инструменты»> «Личный словарь» и отредактировать список слов в вашем личном словаре. Если вы случайно добавили слово с ошибкой в этот список, вам придется удалить его здесь, прежде чем Google снова вас предупредит об этом.
Этот параметр является довольно недавней функцией - ранее, Документы Google не позволяли вам удалять слова, добавленные в этот список. Вы можете просмотреть список и убедиться, что вы случайно не добавили неверных слов в список в прошлом.
Копирование и вставка с помощью Web Clipboard
В Документах Google есть функция веб-буфера обмена, которая делится между Документами, Таблицами и Презентациями Google. Этот буфер обмена связан с вашей учетной записью Google, поэтому он будет следовать за вами на всех компьютерах, которые вы используете. В отличие от вашего стандартного буфера обмена операционной системы, веб-буфер обмена может содержать несколько элементов. Буфер обмена поддерживает, текст, изображения, рисунки и другие биты данных из документов Google.
Чтобы использовать эту функцию, выберите текст, нажмите «Изменить», используйте меню «Веб-буфер». Это лучший способ скопировать некоторые типы данных, например рисунки, между различными типами документов Google. Элементы, которые вы сохраняете в своем веб-буфере обмена, будут очищены через 30 дней, если вы не будете взаимодействовать с ними.
Использовать инструмент исследования
Документы Google содержат боковую панель, предназначенную для исследования - откройте ее, нажав «Инструменты»> «Исследование». Эта боковая панель позволяет вам искать изображения, цитаты и веб-результаты, чтобы вы могли легко вставить их в документ. Это также позволяет легко искать академические исследования и быстро вставлять соответствующие сноски или цитаты для форматов цитирования MLA, APA или Chicago. Вы также можете быстро вставить цитаты в веб-результаты - это может быть простой способ построить библиографию для школьной газеты.
Установка надстроек
Дополнения - довольно новая функция. Это сторонние биты программного обеспечения, созданные с помощью Google Apps Script. Вы можете установить их, нажав «Инструменты»> «Управление надстройками». Затем они могут быть использованы из меню надстройки.
Например, вы можете установить надстройку тезауруса, которая позволяет вам выбрать любое слово и нажать «Дополнения»> «Тезаурус»> «Найти синонимы для выбранного слова», чтобы просмотреть синонимы во время написания документа. Другие надстройки включают в себя простой создатель библиографии, инструмент построения диаграмм и генератор содержимого.
В Google Docs также есть больше трюков. Меню «Файл»> «Загрузить как меню» особенно полезно, что позволяет загружать документ во многих разных форматах. Вы можете загрузить его как документ PDF или Microsoft Office, если вам нужно отправить или отправить документ по электронной почте в определенном формате.
