Все это попытка управления почтовым ящиком электронной почты для вас. Эти трюки никогда не такие умные, как вы сами, поэтому вы можете сделать свою электронную почту намного умнее, принимая более активную роль.
Мы будем использовать Gmail здесь, но принципы должны быть одинаковыми для любого почтового клиента.
Использовать классическую папку «Входящие»
Во-первых, мы избавимся от любых бесполезных почтовых ящиков, которые использует Gmail сегодня. Эти почтовые ящики никогда не получают абсолютно правильных категорий и приоритетов. Они заставляют вас проходить через всю вашу электронную почту, чтобы вы не пропустили ничего и поощряли вас продолжать получать спам-бесполезные электронные письма, подметая их под ковер.
Чтобы использовать более классический почтовый ящик в Gmail, щелкните значок шестеренки и выберите «Настройки». Перейдите на вкладку «Входящие», нажмите «Входящие» и выберите «Непрочитанные». Все вкладки и приоритетные параметры исчезнут.
Отказаться от электронной почты, которую вы не заботитесь
С отключенными категориями и приоритетами с вкладками вся ваша электронная почта будет сортироваться в одну большую кучу. Все эти бесполезные электронные письма с уведомлением о социальной сети и информационные бюллетени, которые вам не нужны, будут в вашем почтовом ящике вместе с вашими важными электронными письмами.
Это хорошо - а не просто широкие электронные письма, которые вы не хотите видеть под ковриком, вы должны прекратить их полностью.
Рассмотрим тип писем, которые вы не хотите видеть. Обычные типы бесполезных электронных писем включают уведомления в Facebook и Google+, рекламные письма и информационные бюллетени, которые вы, возможно, случайно зарегистрировали. Всякий раз, когда сообщение электронной почты, которое вы не хотите видеть, появляется, откройте его и используйте ссылку «Отменить подписку» - вы, как правило, найдете ее в самом низу электронной почты, чтобы отказаться от подписки на электронную почту и не дать ей прибыть в будущем.
(Обратите внимание, что вам не следует использовать ссылку «Отменить подписку», если письмо на самом деле является спамом, поскольку спамер будет считать это знаком, когда кто-то читает письмо и отправляет еще больше спама. Нажмите кнопку «Спам», если это настоящий спам-адрес и нажмите Отменить подписку, если это законная организация.)
Отправить ненужные электронные письма, которые вы не можете отменить в корзину
Согласно законодательству США (в частности, к Закону CAN-SPAM), на самом деле незаконно предоставлять компании ссылку на отмену подписки в своих электронных письмах, чтобы вы могли отказаться от будущих писем. Однако некоторые компании либо не получили записку, либо ее не волнует. Вместо того, чтобы проводить судебные иски, чтобы выйти из своих списков электронной почты, вы можете просто создать фильтр, который отправит все будущие письма от них в ваш мусор, где вам не нужно их видеть.
Когда вы работаете с таким письмом в Gmail, откройте его, нажмите ссылку «Дополнительно» и выберите «Фильтровать» сообщения, подобные этим. Настройте свой фильтр, чтобы заблокировать электронные письма - например, если вы никогда не заботитесь о получении других писем от этого отправителя, вы можете фильтровать на основе их адреса электронной почты. Используйте свой фильтр для отправки всех таких писем в корзину.
Автоматически архивировать письма, которые вы не хотите видеть
Некоторые электронные письма важны, но вы, возможно, не захотите их видеть. Например, интернет-магазины могут отправлять вам подтверждение о получении каждый раз, когда вы покупаете что-то из них. Хорошо иметь такие квитанции на всякий случай, если они вам понадобятся, но если вы часто покупаете продукты и не хотите видеть такие электронные письма, вы можете не допустить их попадания в ваш почтовый ящик.
Это относится ко многим различным типам электронной почты - например, PayPal отправляет вам электронное письмо «Мы переводим деньги в ваш банк» каждый раз, когда вы снимаете деньги. Возможно, вам понадобится это электронное письмо для ваших записей, но вы можете не захотеть его видеть в своем почтовом ящике.
Если вы автоматически архивируете такие письма, как они входят, вы можете поместить этот процесс на автопилоте. Просто откройте такое электронное письмо, нажмите кнопку «Дополнительно» в Gmail и выберите «Фильтровать» сообщения, подобные этим. Настройте свой фильтр, чтобы охватить электронные письма, которые вы хотите уловить - возможно, на основе темы, если она всегда одна и та же. Сообщите Gmail автоматически архивировать электронные письма и пометить их как прочитанные, чтобы они вас не беспокоили.
Кроме того, Gmail может автоматически применять к ним ярлык, например «Автоматически архивировать» или более конкретную метку. Это позволит вам быстро найти электронные письма в будущем, если они вам действительно понадобятся.
Настройка автоматических меток
Если вы следовали этому процессу, вы должны были сократить объем входящих писем. Теперь мы поможем вам отсортировать электронные письма, о которых вы заботитесь.
Эта часть является необязательной, но она может помочь, если вы получаете много писем - особенно для разных целей. Например, вы могли объединить несколько учетных записей Gmail в один почтовый ящик и получить все свои личные и рабочие письма в одном месте.
Попробуйте создать фильтры, которые автоматически сортируют входящий адрес электронной почты в определенные ярлыки. Например, у вас могут быть электронные письма из вашего банка, автоматически получающие ярлык «Банк». У вас могут быть личные письма, на которых есть личный ярлык, а рабочие электронные письма получают ярлык «Работа». Квитанции для приобретенных продуктов могут получить ярлык «Квитанции». Вам не нужно делать эту часть вручную - просто настройте Gmail, чтобы она автоматически сортировала вашу электронную почту по категориям для вас.
Цвет-код всех этих меток, и вы можете иметь свой почтовый клиент автоматически классифицировать ваши электронные письма и показать вам с первого взгляда, откуда они. Чтобы покрасить код ярлыка в Gmail, щелкните его поле цвета в левой панели и выберите новый цвет.
Если есть определенные письма, которые вы хотите выделить - возможно, письма от вашего босса или супруга - вы можете настроить фильтр, чтобы автоматически показывать сообщения от этого отправителя, когда они приходят. В настройках входящих сообщений Gmail вы можете выбрать тип «Помеченный первый» в папке «Входящие», поэтому такие важные письма автоматически поднимаются до верхней части вашего почтового ящика. Это произойдет точно в соответствии с тем, как вы настраиваете Gmail - вам не придется бороться с системой приоритетов входящих сообщений и пытаться научить Gmail тому, что на самом деле важно.
Это не процесс set-it-and-forget-it. Конечно, после отмены подписки на электронную почту или настройки фильтра ваш почтовый клиент будет продолжать принимать меры во всех входящих сообщениях, но всегда будут появляться новые типы писем. Вам нужно будет принять меры, чтобы отменить подписку и правильно их фильтровать, не позволяя почтовым ящикам электронной почты снова неорганизоваться.
Email gimmix пытаются автоматизировать этот процесс - они пытаются автоматически скрывать электронные письма, которые вы не хотите видеть, выделять важность и классифицировать свою электронную почту для вас. Но, с немного более активной работой, вы можете настроить почтовый ящик для работы именно так, как вы этого хотите, устраняя необходимость в всех этих трюках.
