Эта гостевая статья была написана Аскаром, выродком за технологическим сайтом DemoGeek.
Если вы работаете в команде или когда имеете дело с вашими клиентами, вы можете убедиться, что вы правильно распространяете свои документы, чтобы информация в документе попадала в нужную аудиторию и соблюдалась конфиденциальность информации.
В Word 2007 есть функция, с помощью которой вы можете формально подготовить документ Word для правильного распространения для группы людей или даже для людей с определенным доверием.
подготовка
Запустите Word 2007 и создайте документ так, как вы хотите.
После того, как вы довольны документом и будете готовы к распространению, сделайте паузу на мгновение перед тем, как нажать на приложение электронной почты, и выполните следующие простые шаги, чтобы подготовить документ к распространению. Имейте в виду, что эти шаги изолированы, и это означает, что вы можете выбрать и выбрать шаги, которые вы хотели бы выполнить.
Нажми на Кнопка управления и нажмите кнопку " Подготовить". Есть 7 различных вариантов, которые вы должны увидеть. Я объясню каждый из этих вариантов, чтобы вы могли выбрать и выбрать правильную комбинацию параметров для ваших требований к распределению.
Свойства документа
Первым в списке является Свойства вариант, с помощью которого вы можете вводить информацию о метаданных в документе.
Некоторые из них можно просмотреть через файл >> свойства Диалог.
Имейте в виду, что после того, как вы завершите документ, вы не сможете увидеть эти свойства, но до тех пор вы можете связать свойства с вашим документом для других, чтобы получить представление об этом документе перед его открытием.
Осмотреть документ
Второй вариант в списке - это " Осмотреть документ". В рамках подготовки к распространению вашего документа вы можете ознакомиться с документом для комментариев, ревизий, исправлений, аннотаций чернил. Вы можете проверить скрытые метаданные или любую личную информацию, сохраненную в документе. Вы можете просмотреть любые пользовательские XML-данные, которые были сохранены вместе с документом. Вы также можете проверить любую информацию о верхних и нижних колонтитулах и любых водяных знаках. Наконец, вы также можете проверить любые скрытые тексты в документе.
Выберите параметры проверки, которые вы хотели бы убедиться, прежде чем распространять документ, и когда вы нажмете кнопку " Осмотреть"Кнопка Word проверит документ и уведомит вас о любых предметах, которые он находит при его проверке.
Шифровать документ
Третьим в списке является " Шифровать документ". Выберите этот вариант, если вы хотите, чтобы документ просматривался только определенными людьми, которым вы доверяете. Он позволяет шифровать документ с помощью пароля по вашему выбору, и пользователи должны ввести этот пароль для просмотра документа.
Ограничить разрешение
В-четвертых, в списке " Ограничить разрешение". Вы можете использовать параметр «Ограничить разрешение», чтобы ограничить то, что люди могут делать с документом. Если документ чувствителен, вы можете использовать «Ограничить разрешения», чтобы ограничить их редактированием, копированием и печатью документа.
Возможно, вам будет предложено установить Управление правами Windows инструмент. Не беспокойтесь, идите и установите его, это из надежного источника. После установки вы сможете настроить то, что люди могут делать с документом.
Добавить цифровую подпись
Пятый в списке - это " Добавить цифровую подпись". Цифровые подписи обеспечивают целостность документа. Подумайте о цифровых подписях в качестве бумажной подписи, но сделайте их электронным образом для удобства. Когда документ имеет цифровую подпись, это означает целостность и доверие к документу. Это пригодится, если вы распространяете документ на очень большую аудиторию.
Нажми на Добавить цифровую подпись », И Word предложит вам воспользоваться приведенным выше диалоговым окном для поиска поставщиков цифровой подписи на Office Marketplace.
Запустить проверку совместимости
Давайте перейдем к последнему варианту " Запустить проверку совместимости" первый.Если вы использовали какие-либо функции, характерные для Word 2007, и если вы подозреваете, что ваша аудитория может использовать более старые версии Word, вы можете запустить Средство проверки совместимости, чтобы убедиться, что ваш документ может быть прочитан всей аудиторией.
Отметить как окончательный
Это должен быть последний шаг, который вы хотели бы выполнить, прежде чем распространять документ в группу. Поскольку имя указывает, что это действие пометит документ как все настроенное для распространения.
Получение документа, подготовленного для распространения, поможет вам избежать некоторых очевидных ошибок, которые вы совершаете при распространении документа для большой группы людей. Вам не обязательно следовать всем шагам; скорее, вы можете выбрать, какой из них вы хотите / предпочитаете. Word 2007 достаточно гибкий, чтобы делать то, что вы просите, чтобы он делал при подготовке документа для распространения.
Надеюсь, вы сочтете это полезным, и я надеюсь, что вы воспользуетесь возможностью Word 2007 для правильной доработки документа до распространения. Если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии, пожалуйста, дайте мне знать в комментариях.
