ШКОЛЬНАЯ НАВИГАЦИЯ
- Использование шаблонов для обеспечения общей компоновки и форматирования
- Отслеживание изменений, внесенных в документ
- Использование комментариев для указания изменений в документе
- Ограничение и защита документов и шаблонов
- Сравнение версий, сравнение и объединение документов
Функция Версии в Word была удалена в последних версиях Word. В Word 2013 единственный способ доступа к предыдущим версиям документа в Word - открыть предыдущие автоматически сохраненные (автоматически сохраненные) версии документа. Вы также можете открыть последние несохраненные документы. Однако в Word нет официальной функции управления версиями. Мы покажем вам альтернативу, которую вы можете легко добавить в Word бесплатно, что обеспечит эту возможность.
Если несколько человек работали с разными копиями одного и того же файла, вместо использования функции «Изменения дорожек» на одной копии файла, вы можете сравнить две версии файла, чтобы увидеть различия. Word содержит инструмент сравнения, который позволяет сравнивать два файла, если они имеют разные имена файлов. Мы покажем вам, как использовать эту функцию и как читать результаты сравнения.
Помимо сравнения документов, вы можете комбинировать документы после их сравнения. Мы покажем вам, как объединить две версии одного и того же документа, а также как легко объединить два разных документа, если несколько авторов работают над отдельными частями документа.
После того, как все изменения были сделаны, сделаны необходимые сравнения и объединены сделанные документы, вы можете легко поделиться своим документом с помощью Microsoft OneDrive. Вы также можете использовать OneDrive в любой момент процесса совместной работы, чтобы предоставить доступ к документу другим рецензентам.
Следить за версиями документа
В Word использовалась формальная функция управления версиями, которая позволяла сохранять разные версии документа внутри самого документа. Эта функция исчезла, и единственный способ получить предыдущие версии документа - это функция автоматического сохранения или доступ к несохраненным документам, если они доступны.
По умолчанию Word автоматически сохраняет ваш документ через определенные промежутки времени. Это функция автоматического сохранения. Чтобы вернуться к ранее сохраненной автоматически копии документа, перейдите на вкладку «Файл» и выберите пункт «(автосохранение») из списка в разделе «Версии».
Если вы случайно закрыли свой документ без сохранения или потеряли питание, а компьютер неожиданно отключен, вы можете восстановить несохраненные документы. Для этого перейдите на вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Управление версиями» на экране «Информация». В раскрывающемся меню выберите «Восстановить несохраненные документы».
Альтернативы для сохранения версий документа Word
Существуют альтернативы для добавления системы управления версиями в Word. Один из них - надстройка для Word, называемая Save Versions, а другая - плагин, который работает с внешней программой управления версиями Perforce.
Надстройка «Сохранить версии» позволяет легко сохранять нумерованные версии документа Word из файла.
Perforce - это программа контроля версий, которая доступна бесплатно для 20 пользователей. Они предоставляют плагин для Microsoft Office, который позволяет легко хранить и управлять файлами Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project в Perforce изнутри программ.
Сравните две версии одного и того же документа
Если рецензент забыл использовать функцию «Отслеживание изменений», и вы не заблокировали ее в документе, вы все равно можете сравнить две версии документа и принять и отклонить изменения на основе сравнения. Все, что вам нужно, это ваш исходный документ и пересмотренный документ. Каждый файл должен иметь другое имя.
Функции «Compare» и «Combine» аналогичны, но каждая из них имеет свою цель. Если у вас есть только два документа, которые вы хотите сравнить, и ни один из них не содержит отслеживаемых изменений, используйте функцию «Сравнить». Если у вас есть два или более документов, содержащих отслеживаемые изменения, и вам нужно отслеживать, кто изменил то, что и когда, используйте функцию «Объединить», описанную ниже в этом уроке.
Чтобы сравнить исходные и измененные версии документа, нажмите «Сравнить» в разделе «Сравнить» на вкладке «Обзор» и выберите «Сравнить» в раскрывающемся меню.
ПРИМЕЧАНИЕ. Вы не можете сравнивать два документа, если один из них защищен для отслеживаемых изменений или применяется какая-либо защита документов. Удалите защиту документа, чтобы продолжить сравнение документов. См. Урок 2 для получения информации о том, как разблокировать функцию отслеживаемых изменений и Урок 4 для получения информации об удалении ограничений форматирования и редактирования из документа и пароля, назначенного документу для его открытия.
Нажмите «Дополнительно», чтобы получить доступ к дополнительным параметрам.
ПРИМЕЧАНИЕ. Элемент «Вставки и удаления» всегда отображается серым цветом и всегда проверяется. Когда вы используете «Сравнить» или «Объединить», вставки и удаления всегда будут сравниваться.
В разделе «Показать изменения в» выберите сравнение символа («Уровень персонажа») или слово за словом («Уровень слова»). «Уровень персонажа» позволяет увидеть точные изменения, которые были сделаны. Например, если исходный документ имеет слово «to», а в пересмотренном документе есть слово «слишком», к которому добавлено «o», параметр «Уровень слова» покажет вам, что «to» был заменен на « тоже. »Однако параметр« Уровень персонажа »покажет, что добавлен« o ».
По умолчанию функция «Сравнить» помещает изменения в новый документ, как показано в разделе «Показать изменения». Однако вы можете внести изменения в «Оригинальный документ» или «Пересмотренный документ».
Нажмите «ОК» после того, как вы сделали свой выбор.
