Давайте поговорим о календаре Outlook, потому что за пределами электронной почты (возможно, даже более того время от времени), будучи организованным и продуктивным, зависит от способности управлять событиями и получать материал. Одна из вещей, которые Outlook делает с большим апломбом, возможно, лучше, чем большинство других приложений, - это календарь. Функции календаря Outlook являются второстепенными, когда дело доходит до создания, изменения и обмена событиями.
В этой статье основное внимание будет уделено простым вещам. Мы покажем вам, как создавать календари и управлять ими, добавлять встречи, встречи, а также делиться ими с другими в своей адресной книге для удобства сотрудничества. Когда мы закончим, мы покажем, как не использовать Outlook для таких основополагающих элементов, как электронная почта или контакты и адресные книги, вы можете включить календарь в свою занятую жизнь и улучшить свой дом или небольшой офис.
Основы календаря
Всякий раз, когда вы используете Outlook, у вас будут свои возможности календарного планирования. Даже если у вас нет учетной записи электронной почты, вы все равно можете использовать Outlook для остальных функций. Однако календарь работает лучше всего, если вы можете использовать его возможности для совместной работы, поэтому использование учетной записи электронной почты гарантирует, что вы сможете отправлять приглашения на собрание и получать уведомления о посетителях.
Независимо от того, вот ваш основной, повседневный календарь, т. Е. Календарь по умолчанию, связанный с вашим профилем Outlook по умолчанию. Это месячный вид, но вы можете использовать функции на вкладке «Упорядочить», чтобы изменить представление.
Изгиб мышц вашего календаря
Вы можете сделать совсем немного, чтобы изменить расположение и внешний вид вашего календаря. Если вы посмотрите вкладку «Вид» ниже, вы увидите целый набор стилей, которые вы можете использовать для календаря, который соответствует вашим потребностям в организации.
Это хорошая идея, чтобы играть со вкладкой «Вид» в каждом режиме, потому что они не все будут точно такими же. Например, область чтения не очень удобна в представлении календаря, но это, безусловно, отличное дополнение к вашему почтовому ящику.
Добавление встреч и встреч
Давайте посмотрим на назначение встреч и встреч. В следующем примере мы организуем вечеринку для пиццы. Разумеется, речь идет о характере назначения, и в то время как вечеринка с пиццей не обязательно является «назначением», вы получаете идею. Затем вы можете добавить другие особенности, например, где происходит вечеринка пиццы, а также время начала и окончания.
Вы можете ввести имена вручную или нажать кнопку «Кому», чтобы добавить участников из вашей адресной книги. Если вы еще не создали адресную книгу, мы можем рассказать вам, как добавлять и управлять контактами, а также импортировать контакты из других источников, таких как Gmail.
Изменение или отмена собраний и отслеживание ответов
Что-то пришло, и мы должны перенести нашу вечеринку с пиццей в субботу вечером. Это не проблема для нас, но как насчет наших участников? Ну, их планы полностью зависят от них, но Outlook по крайней мере позволяет легко предупредить их об изменениях.
Чтобы изменить встречу и предупредить своих участников, сначала откройте это событие из своего календаря Outlook и внесите необходимые изменения. В этом случае мы просто возвращаем встречу однажды. Обратите внимание, что вы можете нажать «Отправить обновление», и ваши приглашения будут обновлены при изменении.
Теперь может быть подходящее время, чтобы показать, как отслеживать прогресс вашей встречи. Нажмите кнопку «Отслеживание», и отсюда вы увидите прогресс своей встречи. Прямо сейчас, только один приглашенный принял так, может быть, в эту субботу не так хорошо.
События
С вашими встречами, которые были включены и сохранены, вы увидите их в своем календаре. Когда вы наведите указатель мыши на него, вы увидите соответствующие детали. На данный момент, если все хорошо, вы можете оставить его и перейти к другим вещам.
Важно помнить, что, хотя встречи и встречи имеют несколько ключевых различий, они все еще выглядят и могут быть изменены одинаково, поэтому все варианты, которые вы видите для встреч, будут одинаковыми для совещаний.
Прикрепление файла или документа к элементу календаря
Представим себе, что вы назначили встречу, например, чтобы взять своего питомца к ветеринару или изменить свое масло, и в любом случае у вас есть документ или изображение, которое вы хотите прикрепить к нему, чтобы вы не забыли.
В следующем примере мы наконец обновляем нашу нефть, и у нас есть купон для этого. Вы можете распечатать купон и попытаться запомнить его заранее, или вы можете просто прикрепить его к назначению, чтобы, когда Outlook напоминает вам, купон находится прямо там, поэтому вы можете распечатать его, пока вы думаете об этом.
Управление и совместное использование календарей
Управление календарями позволит вам выполнить две вещи. Вы можете открывать календари из разных источников, и вы можете создавать и сохранять группы календаря.
Наконец, вы можете делиться календарями, что должно быть довольно самоочевидным, но, тем не менее, это возможность отправлять по электронной почте календарь. Мы кратко рассмотрели это в предыдущей статье, это просто еще один способ ее достижения. Здесь, на следующем скриншоте, вы видите, что происходит, когда вы используете эту опцию.
Настройки календаря
Существует довольно много вариантов календаря для сортировки (хотя и не так много, как с электронной почтой). Большинство этих параметров предназначены для того, чтобы настроить календарь для более эффективной работы с вашими профессиональными и личными потребностями.
Возможности календаря в Outlook являются первоклассными, и если вы работаете в организации с центральным сервером Exchange, то, вероятно, вы знакомы с тем, как вы можете сотрудничать в общих календарях, видеть события и многое другое. Все это легко работает в вашей локальной локальной установке Outlook для дополнительной мощности и удобства.
В домашних условиях приятно иметь календарь с таким количеством функций в одной и той же программе. Вам не нужно переключаться с приложения электронной почты на приложение календаря, вы можете планировать события и быстро приглашать участников всего за несколько кликов от кнопки мыши и многое другое.
Но об этом достаточно говорить. Почему бы нам не услышать от тебя сейчас? Сообщите нам свои мысли или оставьте свои комментарии на нашем форуме.
